A múlthéten írtunk arról, hogy hogyan írj jó emaileket, most pedig adunk pár tippet, hogy hogyan kezelheted őket.

Érdemes elolvasni ezt a levelet?

Ellenőrizd gyakran a leveleidet!

Az email manapság annyira elterjedt és elfogadott kommunikációs forma, hogy elvárás, hogy legalább naponta ellenőrizd és válaszolj.

Céges környezetben ez nagyon ritkának számít, ügyfelekkel történt kapcsolattartásnál a néhány órán belüli válasz az elvárás. Aki céges célból használ emailt, annak abszolút elvárás, hogy reggel azzal indítsa a napját, hogy ellenőrzi a leveleit, és megválaszolja azokat. Ugyanígy legalább ebédidő előtt vagy után és a munkaidő végén ellenőrizni kell a leveleket.

Aki pedig kifejezetten ügyfél kapcsolattartással foglalkozik, az bátran beállíthatja a levelezőjét úgy, hogy folyamatosan ellenőrizze a leveleit, így akár néhány perc alatt értesülni fog az új levelekről, és nagyon gyorsan tud válaszolni azokra. Gondolj bele, ha pl. egy ügyfél kér egy ajánlatot emailben, és kiküldi 3-4 cégnek is, akkor ha egy cég lassan reagál, előfordulhat, hogy a vevő már meg is rendelte egy gyorsabban reagáló cégtől a terméket.

Ne hagyd, hogy elburjánzanak az olvasatlan leveleid

Gyakori hiba, amikor egyre csak gyűlnek az olvasatlan emailek. Nem ritka esetben 6-7 ezer olvasatlan levele van valakinek, vagy akár ennél még több is. És legyünk őszinték, akinek 6763 olvasatlan levele van, az nem fogja tudni nyomon követni, hogy érkezett-e új vagy sem. Ha mindig, minden leveledet elolvasod, és nincs egy olvasatlan leveled sem, akkor viszont könnyen átláthatod, ha érkezett 2-3 leveled.

A legrosszabb, hogy ilyenkor mindig csak hízik az olvasatlan levelek száma, szóval soha nem fogsz elolvasni annyi levelet, amennyi érkezik. Persze ezek az olvasatlan levelek jelentős részben reklámok, kéretlen levelek, de pont emiatt gond, mert az értékes, valódi levelekről tereli el a figyelmedet.

Ha sok olvasatlan leveled van, de nem több ezer darab, akkor szánj rá egyszer egy órát, és kezdd el rendezni őket. Ami reklám, töröld. Ami kéretlen, töröld. Ami pedig valódi levél, azt olvasd el, vagy tedd olvasottá.

Ha pedig több ezer olvasatlan leveled lesz, akkor egyszerűen válassz ki egy dátumot, aminél a régebbieket töröld ki, vagy tedd olvasottá. Például 2019. január 01. Ha az elmúlt 3 hónapban nem reagáltál egy levélre, akkor a jövőben sem tennéd, szóval felesleges. Tedd olvasottá mindet. És csak a maradékot nézd át ténylegesen.

Hidd el, ha rendbe teszed a leveleidet, és 0 db olvasatlan emailed lesz, nagyon jó érzés lesz ránézni a leveleződre. Utána pedig még jobb, ha mindig csak a tényleg aktuális és friss 3-4 levelet fogod olvasatlanként látni. De a jövőben aztán ne hagyd, hogy újra elkezdjen hízni az olvasatlan levél mennyiség. Mindig kezeld azt a néhány frisset.

A felesleges hírlevelekről iratkozz le!

Persze ne a miénkről! :) De tényleg! Amiket úgysem olvasol el soha, azokról iratkozz le, hiszen csak feleslegesen tölti a fiókodat, és újabb olvasatlan leveleid lesznek. Csak azokat a hírleveleket hagyd meg, amik tényleg érdekelnek.

Használd a megjelölő eszközt!

Előfordul, hogy olyan emailt kapsz, amivel valamit csinálnod kell. Egy feladat, emlékeztető, stb, amit nem tudsz épp aktuálisan rögtön megcsinálni, de mégsem kellene elfelejteni. Két jó módszer javaslunk, válaszd amelyik szimpatikus:

1., Jelöld meg a levelet. Szinte az összes levelező rendszer tud megjelölni leveleket. Általában egy kis zászló ikonja van ennek a funkciónak. Aztán lehetőséged van a megjelölt üzeneteket leszűrni. Így ha megjelölsz minden olyan üzenetet, amivel később dolgod lesz, akkor könnyedén előhívhatod azokat. Természetesen amikor elvégezted a feladatot, ami miatt megjelölted az üzenetet, akkor vedd le a jelölést az üzenetről. Tudod, a megjelölt üzeneteket is tartsd tisztán, akár csak az olvasatlanokat.

2., Jelöld vissza olvasatlanná az üzenetet, ha még dolgod van vele. Ez persze kissé szembemegy az első javaslatunkkal, de épp ezért működik. Ha megszokod, hogy a postafiókod olvasatlan üzeneteinek száma ideális esetben mindig 0, akkor nagyon szembetűnő lesz, ha pl. 2-őt mutat. És ha Te jelöltél meg olvasatlannak 2 üzenetet korábban, akkor ez emlékeztetni fog rá. Pontosan fogod tudni, hogy dolgod van vele. És ha elvégezted vele a feladatodat, majd akkor olvasottá teszed.

Használhatsz almappákat is

Sokan szeretik almappákba rendezni a leveleket. Például feladók, vagy partnerek szerint, de akár téma, társaság alapján is megteheted. Ez azt jelenti, hogy a bejövő üzenetek főmappádba több almappát hozol létre. Ezek lehetnek a gyakori levelezőpartnereid nevei. És amikor valamelyiktől kapsz levelet, akkor olvasás után egyszerűen helyezd át a levelet a neki fenntartott mappába. Így a tőle kapott összes levél egy helyen lesz, és ha gyorsan szeretnél kikeresni egy korábbi levelét, akkor ezt egyszerűen megteheted.

Az Outlook ráadásul képes szabályokat is rögzíteni, ahol előre beállíthatod, hogy ha egy adott feladótól érkezik levél, azt helyezze át egy adott mappába. Így már azelőtt "helyén" lesz a levél, hogy Te elolvastad volna.

A modern megoldás a keresési mappák használata

Az almappázáshoz hasonló módszer a keresési mappák használata. Ez esetben nem pakolgatod fizikailag mappákba a leveleket, hanem ún. keresési mappákat hozol létre. Egy-egy ilyen keresési mappánál beállítasz szűrési feltételeket (pl. egy feladó email címe), és a leveleződ automatikusan kiválogatja az összes olyan levelet, amit az adott feladó írt Neked. Fontos különbség az almappázáshoz képest, hogy itt a levél fizikailag nem kerül át másik mappába, mindössze csak egy szűrési eredményként lesz az adott mappába rendezve.

Míg az almappákba rendezésnél egy levél fizikailag csak egy mappában lehet, addig a keresési mappáknál ez nem igaz, itt akár több keresési mappában is megjelenhet ugyanaz a levél, hiszen több keresési feltételnek is megfelelhet egy levél.

Példa: kerti sütést szerveztek a barátokkal, ez ügyben folyik levelezés. Az egyik barátodnak van külön mappája, és a kerti sütésnek is készítettél egyet, hogy együtt legyen az összes levél. De a barátodtól érkező kerti sütéses levél egyszerre két helyre is beillik logikailag, hiszen a feladó a barátod (akinek van mappája), de a kerti sütés mappába is, hiszen a tárgy mező erre utal. A keresési mappás módszerrel mindez könnyedén megoldható, hogy ugyanaz a levél egyszerre két mappában is legyen megjelenítve (az almappázós módszernél ez viszont természetesen nem lehetséges).

Tartsd tisztán és rendezetten az email fiókodat!