Email címe mindenkinek van, de nem mindenki egyformán kezeli a leveleket. Vannak, akik egyszerűen egy böngésző ablakban bejelentkeznek a Gmail, Freemail, vagy egyéb fiókjukba, míg mások levelezőprogramot használnak.

Melyik a jobb? A két megoldás ötvözése a legideálisabb.

Érdemes elolvasni ezt a levelet?

A levelezőprogram előnyei

A levelező programok letöltik az email kiszolgáló szerverről a leveleidet, és azokat a saját számítógépeden tárolják. Így bármikor elő tudod keresni a régi leveleidet, akár élő internetkapcsolat nélkül is.

Sokkal pontosabb és gyorsabb kereséseket tudsz indítani a levelek között, ugyanis egy jó levelezőprogram nem csak a levek tartalmában keres, hanem akár a mellékelt csatolmányok tartalmában is. Ha például egy Word fájlt kapsz csatolmányként egy ismerősödtől, amiben a görög saláta receptje áll, akkor a levelezőprogram keresőjébe ha beírod, hogy olívabogyó, akkor is meg fogja találni az adott emailt.

Ugyanez működik Excel, PDF és több hasonló csatolmány esetén is.

További előny, hogy ha a levelezőprogramodat a háttérben futtatod és nem zárod be, akkor - megfelelő beállítás esetén - folyamatosan (vagy rendszeresen, bizonyos időközönként) ellenőrzi, érkezett-e újabb leveled, és ha igen, arról kis értesítő ablakot dob fel Neked. Így nem kell újra és újra bejelentkezned egy böngészőben a leveleződbe, hogy lásd, írt-e Neked valaki.

A levelezőprogramban tárolhatsz nagyon sok levelet, akár évekre visszamenőleg is, több tízezret is. Ha letöltöd a szerverről a leveleket, akkor a kiszolgálón a tárhely korlátoktól megszabadulsz és nem kell attól félned, hogy betelik. Ugyan sok olyan szolgáltató van, ahol már ez nem gond, mert nagyon sok tárhelyet biztosít, de még mindig vannak olyanok, ahol bizony könnyedén el lehet érni a keretet, és törölni kell a régi levelekből.

Akkor mi a hátránya a levelezőprogramnak?

Kétféle módon lehetséges beállítani egy levelező programot. Az egyik változatnál a leveleket letölti a szerverről, és utána a szerverről törlődik is a levél, csak a Te gépeden van meg. Ez nem egy célszerű beállítás, hiszen egyrészt jó, ha van egy biztonsági másolat a szerveren a leveleidről, másrészt ha letöltötte például a számítógéped, akkor onnantól csak ott tudod megnézni a levelet.

Köztes megoldás, ha úgy van beállítva, hogy ugyan törölje a levelet, de késleltetve, 1-2-3 hét múlva. Egyrészt ha több eszközön is be van állítva az email fiókod, akkor ha a megadott időn belül a többi eszközöd is csatlakozik a szerverhez, akkor mind letölti a leveleidet, míg az előbb leírt változat esetén ha letöltötte valamelyik, és azonnal törli is a szerverről a leveleket, akkor a többi eszközöd már nem fogja tudni letölteni az(oka)t a levele(ke)t.

A másik beállítási mód - és mindenképpen ezt javasoljuk -, ha a szerveren mindig megmard minden levél, és az eszközeid csak egy példányban letöltik. Így lehetséges, hogy minden eszközödön ugyanúgy megtalálható lesz az összes leveled. Ezt ún. IMAP kapcsolattal érdemes beállítani, mert akkor az elküldött leveket is feltölti a levelezőprogram a szerverre, ahonnan átkerülnek a többi eszközödre. Tulajdonképpen az összes eszközöd, valamint a levelezőkiszolgálód 100%-osan szinkronban vannak folyamatosan. Ez a legjobb beállítási mód, az egyedüli hátránya, hogy tárhelyigényes (elsősorban a levelező szolgáltató részéről).

És mi a legideálisabb megoldás?

Mint láthattad, előfordul, hogy a beállítások úgy vannak megadva, hogy a szerverről letöltést követően törölje a rendszer a leveleket. Itt az a baj, hogy ha bárhol máshol vagy, a számítógépedtől távol, akkor nem férsz hozzá a leveleidhez. Nem tudod megtenni, hogy egy kölcsön számítógép elé leülsz, bejelentkezel egy böngészőből a levelezőkiszolgálódhoz, és megnézed a leveleidet.

Ha viszont az előbb leírt IMAP kapcsolatot használva szinkronban tartod a leveleidet az összes levelezőprogramod és a levelező kiszolgálód között is, akkor élvezheted a levelezőprogramok előnyeit is, ráadásként ugyanúgy hozzáférsz a leveleidhez a hagyományos módon, vagyis webes felületen is. Így ha az otthoni géped letölti a leveleket, a munkahelyeden is gond nélkül hozzáférsz ugyanazokhoz.

Használj levelezőprogramot, de mellette ne mondj le a webes elérésről sem! A kettő együtt minden helyzetben hozzáférést biztosít a leveleidhez.